Регламент оказания услуг по организации и проведению официальных физкультурных и спортивных мероприятий на территории ФГБУ ПОО ГУОР г. Иркутска
1. Общие положения
1.1. Регламент по организации и проведению официальных физкультурных и спортивных мероприятий на объектах ФГБУ ПОО ГУОР г. Иркутска направлен на обеспечение безопасных условий при организации и проведении официальных физкультурных и спортивных мероприятий среди всех возрастных групп (далее - Мероприятия), включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий Минспорта России, в календарные планы физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, а также иных спортивно-массовых мероприятий.
1.2. Требования настоящего Регламента предписывается соблюдать при проведении мероприятий на спортивных объектах ФГБУ ПОО ГУОР г. Иркутска (далее — ГУОР) организаторам Мероприятий (далее — Организатор), вне зависимости от организационно правовой формы, в том числе:
— органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области физической культуры и спорта;
— общероссийским и региональным спортивным федерациям по видам спорта;
— физкультурно-спортивным организациям, в том числе физкультурно-спортивным обществам, спортивно-техническим обществам, спортивным клубам (включая профессиональные спортивные клубы, физкультурно-спортивные клубы), объединениям физкультурно-спортивных клубов, центрам спортивной подготовки, профессиональным спортивным лигам, студенческим спортивным лигам, школьным спортивным лигам, а также общественно-государственным организациям, проводящим соревнования по военно-прикладным и служебно-прикладным видам спорта;
— иным юридическим лицам, являющимися Организаторами.
2. Заявка
2.1. Планирование проведения Мероприятия на объектах ГУОР осуществляется заблаговременно.
2.2. Перед проведением Мероприятия Организатор уточняет возможные даты проведения.
2.3. Организатор направляет письмо в ГУОР на имя директора с указанием запрашиваемой даты проведения Мероприятия. Только при письменном подтверждении от ГУОР о готовности принять Мероприятия на своих объектах, Организатор может рассчитывать на предоставление залов и помещений.
2.4. При подтверждении даты проведения Мероприятие включается в годовой план.
2.5. В случае предварительного бронирования даты для проведения Мероприятия, Организатор обязан письменно подтвердить ранее поданную заявку, не менее чем за 30 календарных дней до даты проведения Мероприятия. При отсутствии такого подтверждения ГУОР оставляет за собой право в одностороннем порядке отказать в проведении мероприятия.
2.6. К заявке в обязательном порядке прилагаются реквизиты проводящей организации, в случае подачи заявки физическим лицом предоставляется ксерокопия паспорта и ИНН. При отсутствии в заявке реквизитов организации, заявка не подлежит рассмотрению.
2.6. Дата проведения Мероприятия, подтвержденная письменно со стороны ГУОР, является офертой и подлежит корректировке в исключительных случаях.
2.7. Подтвержденная заявка с резолюцией заведующего спортивными сооружениями, передается в юридический отдел для составления проекта договора. Срок подготовки проекта договора составляет 20 рабочих дней.
3. Подготовка к проведению мероприятия
3.1. В соответствии с заявкой, поданной Организатором, определяется формат проведения Мероприятия:
— количество участников и сопровождающих и гостей;
— время проведения Мероприятия;
— стоимость оказываемых услуг ГУОРом.
3.2. При проведении Мероприятия:
3.2.1. включенного в единый календарный план различных уровней, организатором Мероприятия предоставляется:
— положение о проведении Мероприятия;
— план безопасности проведения Мероприятия, согласованный надлежащим образом;
— документ, подтверждающий наличие на соревнованиях медицинского персонала, исходя из нормативной потребности;
— документы, подтверждающие наличие персонала для контроля за правопорядком во время проведения Мероприятия;
— схема зонирования и (или) схема движения (при необходимости);
— перечень оборудования для проведения Мероприятия;
— перечень помещений, необходимых для проведения Мероприятия.
3.2.2. не включенного в единый календарный план:
— документ, подтверждающий наличие на соревнованиях медицинского персонала, исходя из нормативной потребности;
— документы, подтверждающие наличие персонала для контроля за правопорядком во время проведения Мероприятия;
— схема зонирования и (или) схема движения (при необходимости);
— перечень оборудования для проведения Мероприятия;
— перечень помещений, необходимых для проведения Мероприятия.
При непредоставлении Организатором вышеуказанных документов за 7 календарных дней до даты проведения Мероприятия, ГУОР имеет право в одностороннем порядке отказать в проведении Мероприятия, а также расторгнуть договор.
3.3. Подготовка зала к проведению Мероприятия осуществляется во взаимодействии с представителем ГУОР, отвечающим за проведение Мероприятия (далее Представитель).
3.4. За день до проведения Мероприятия, по согласованию с Представителем, осуществляется расстановка сотрудников, обеспечивающих правопорядок, проводится инструктаж. Для обеспечения зонирования и распределения потоков движения, Организатор в обязательном порядке изготавливает и раздает бейджики согласно следующим категориям:
• Организатор — доступ во все зоны.
• Участник.
• Представитель команды.
3.5. Силами Организатора при участии Представителя осуществляется подготовка зала. Временной период подготовки зала определяется Представителем, исходя из занятости зала согласно действующему расписанию, объема и сложности подготовительных работ.
3.6. Всё оборудование, предоставляемое ГУОРом, подлежит учёту и фотофиксации на наличие повреждений и недостатков и передаётся организаторам под расписку (акт).
3.7. При использовании Организатором звукового оборудования спортивного комплекса «Байкал-Арена» представитель Организатора совместно с представителем отдела информационных технологий ГУОРа осуществляет настройку и тестирование оборудования (определяются по параметрам оборудования, его возможностям). Претензии по работе оборудования в день проведения Мероприятия Представителем не принимаются и считаются необоснованными.
3.8. При истребовании организатором заблаговременно не заявленного оборудования и (или) помещений в день проведения Мероприятия, ГУОР предоставляет запрашиваемые услуги согласно утверждённым тарифам или отказывает в предоставлении услуг, если, по мнению Представителя, данные услуги оказать не представляется возможным.
4. Проведение Мероприятия
4.1. В день проведения мероприятия Организаторы допускаются в зал за 15 минут до времени, указного в договоре оказания услуг.
4.2. В легкоатлетический манежа не допускаются участники, организаторы и представители команд в уличной обуви.
4.3. Проведение Мероприятия осуществляется в строгом соответствии с ранее предоставленными документами.
4.4. Ответственность за безопасность, порядок и сохранность оборудования возлагается на Организатора мероприятия.
4.5. В случае увеличения периода проведения Мероприятия и превышения времени, определённого договором, Организатор осуществляет оплату за превышенное время согласно утверждённому тарифу в кассу спортивного комплекса «Байкал-Арена». Подсчёт времени осуществляется кратно часу с округлением в большую сторону.
4.6. Мероприятие считается завершённым при освобождении помещений от участников, представителей команд и зрителей.
4.7. При нарушении правил проведения Мероприятия со стороны Организаторов, участников, зрителей Представитель имеет право в одностороннем порядке остановить Мероприятие.
4.8. После завершения Мероприятия Организаторы во взаимодействии с Представителем, осуществляют демонтаж оборудования, его вывоз и складирование согласно местам размещения, освобождают зал от атрибутики.
4.9. Складирование оборудования Организаторов возможно только по согласованию с Представителем.
4.10. Оборудование, переданное для проведения Мероприятия Организатору, возвращается Представителю согласно расписке (акта).
5. Прочее
5.1. Данный регламент может быть дополнен иными требованиями, определяемыми действующим законодательством РФ, субъектов РФ, муниципальных образований.
5.2. При нарушении Организатором требований к проведению Мероприятий, Организатор возмещает убытки, понесённые из-за нарушений (к типовым нарушениям относится допуск участников, представителей команд, зрителей в ядро манежа в уличной обуви, что является прямым нарушением требований ГУОР, вследствие чего Организатор обязан произвести чистку покрытия легкоатлетического манежа за счёт собственных средств).
5.3. При подаче заявки на проведение Мероприятия Организатор ознакомлен и согласен с предъявляемыми требованиями. Для предварительного ознакомления регламент доступен на сайте www.baikal-arena.com.